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信息化時代的企業檔案管理存在哪些問題?

2023-06-02 17:14:17

信息化時代的企業檔案管理存在哪些問題?

利用科技手段,對傳統的紙質檔案進行電子信息化管理,不僅能夠提高檔案的利用率,還能夠更好地將紙質檔案進行保存,延長其壽命。但隨著電子信息化進程的推進,在使用科技手段進行檔案管理的過程中,出現了新的問題與挑戰。

東方信騰16餘年的檔案管理生涯中,共服務了三千多家政企事業單位,根據多年的服務經驗積累,總結出了常出現的幾點電子檔案管理方麵的問題:

1、異地瀏覽與兼容性問題

隨著公司發展壯大,許多公司發現之前購買的電子檔案管理軟件在某些需求上,已經無法滿足自身企業的發展所需。例如:某鐵路建築公司近兩年因發展原因在全國範圍內建立了多家分公司,為了使全國分公司可以更加方便、快速地調取檔案資料進行學習和利用,決定將原有的電子檔案管理軟件進行升級開發,增加異地瀏覽功能,並與公司的OA軟件係統進行銜接,以適應公司業務發展的需要。但在實施的過程中卻發現,軟件係統版本過於老舊,無法進行迭代升級,也無法實現與其他軟件的兼容性問題。

我們根據該鐵路建築公司目前的電子檔案管理需求,為其定製開發了一套隻需用瀏覽器就能開啟的電子檔案管理軟件,檔案管理員可為全國分公司設置專屬登錄賬號,利用瀏覽器打開電子檔案管理軟件,登錄專屬賬號,就可以瀏覽該賬號權限下所有的檔案資料,實現檔案資料的異地瀏覽。


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東方信騰電子檔案管理軟件頁麵示例

係統開放的API接口為之後係統的迭代升級、與異構係統對接開發提供方便與可能。在企業對於軟件係統有了更高的要求時,不必再為了更新係統軟件,而花費時間和精力去重新購買適合的電子軟件版本,也不必承擔因重新錄入、整理電子檔案的數據而導致檔案資料的遺失等問題。

這套東方信騰自研的電子檔案管理係統兼容信創安可環境,支持國產化硬件生態,可以與釘釘等辦公流程無縫銜接,一次登錄,流程共享。極大地方便了鐵路建築公司員工對於檔案資料的查看、學習和利用,充分發揮了檔案資料的使用效率,滿足了全國各分公司對於各種案件數據實時交互的共享需求。

2、數據安全和隱私問題

隨著科技的迅猛發展,電子檔案資料數據很容易受到網絡攻擊和數據泄露。公司需要確保其數字檔案經過加密、定期備份,並通過訪問控製進行保護,以防止未經授權的訪問,導致公司重要數據泄密。對於檔案數據安全和隱私要求極高的某政府機構,每天都會有大量的重要檔案資料進出,這些檔案資料,小到個人隱私,大到國家的核心機密,一旦泄露出去,對政府機構來說,都是巨大的安全隱患,甚至是無法估量的損失。

東方信騰作為檔案行業少數擁有國家保密局頒發的涉密甲級資格證書資質的專業檔案管理公司,在檔案數據安全方麵有著獨具優勢。為該政府機構定製開發的電子檔案管理係統通過以下幾點進行檔案數據的安全和隱私保密。

1

訪問控製

通過訪問控製可以限製用戶訪問檔案信息數據的權限,隻有授權的用戶才能訪問電子檔案,從而保證檔案信息數據的安全性和隱私性。

2

安全審計

電子檔案管理軟件係統可以記錄和審計檔案信息數據的訪問和操作記錄,幫助企業及時發現和防範安全事故,保障檔案信息數據的安全和隱私。

3

係統備份

電子檔案管理軟件係統可以進行係統備份,保障檔案信息數據的完整性和可靠性,保證數據不會因為硬件故障或其他原因而丟失。

3、軟件使用問題

一般的電子軟件管理係統,都需要公司聘請專業的檔案管理技術人員,來實施和管理電子檔案管理係統。對於沒有內部 IT 專業人員或資源的公司來說,這可能是一個不小的挑戰。某大型三甲醫院中,基本上所有的醫生、護士、工作者都需要使用醫院的電子檔案管理軟件,對於電子檔案管理軟件的第 一要求就是簡單易懂、方便使用。

根據該醫院需求,我們為其定製開發的電子檔案管理軟件,操作簡單、直觀,操作人員隻需要進行簡單的基礎培訓就能直接使用。係統支持通過字段模糊搜索、精 確查找、組合字段查找以及全文檢索等方式,對所需要的檔案材料進行綜合利用,方便操作人員進行檔案的搜索查看,同時係統支持如今大部分主流格式文檔(圖片、視頻、PDF、WORD等)的在線瀏覽,滿足不同的文件處理需求,使不同崗位的工作人員工作更加輕鬆和高效。


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東方信騰電子檔案管理軟件頁麵示例

東方信騰的電子檔案管理軟件不僅在搜索查看方麵操作簡單方便,上傳檔案資料也是非常地容易上手。檔案管理員可以按照檔案的類型、主題、日期、檔案狀態、檔案重要性等方式進行檔案分類,上傳檔案資料的操作人員隻需要根據檔案資料的劃分類別,將檔案上傳到指定類目中即可。清晰地劃分可以讓檔案使用起來更加地輕鬆,提高工作效率。

東方信騰基於檔案管理服務領域多年的經驗積累,對於檔案管理上的諸多問題都擁有豐富的解決經驗與技巧,依托於這些經驗與技巧,自研的電子檔案管理軟件一直在不斷地優化更新,用先進的科技手段與前沿的服務理念,為用戶按需求進行定製開發,力求滿足用戶的個性化需求,達到良好的用戶體驗。

如需定製電子檔案管理軟件,可撥打服務熱線:400-801-8050


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